Le lien et la notice dans la pratique archivistique moderne

Retour sur le modèle de données du SAEM

Le projet SAEM entame une phase décisive avec la mise en production d'un système d'archivage électronique basé sur 3 modules :

  •     gestion des données de référence de l'archivage
  •     gestion des échanges entre les acteurs des processus d'archivage
  •     gestion de la conservation et de la pérennisation


A travers ces 3 modules, le socle initial doit permettre de :

  •     standardiser, relier et réutiliser des entités descriptives (acteurs, vocabulaires et profils) et de simplifier leur administration
  •     (semi-) automatiser les versements et centraliser les échanges entre les acteurs en s'appuyant sur un moteur de processus du cycle de vie des documents
  •     valider le transfert de responsabilités des archives et opérer les nécessaires actions préventives de conservation


Pour relier ces 3 modules, le groupe projet du SAEM s'est interrogé sur les questions de modèles de métadonnées et de protocoles de communication.

Définir un modèle de (méta-) données

La pratique professionnelle archivistique s'est depuis longtemps attachée à normaliser la description et sous l'égide du CIA à proposer des standards qui décrivent la structure des notices d'autorité, de description ou de fonction.
Cependant, bien que le souci de la contextualisation et de respect des fonds aient toujours été au centre des préoccupations des archivistes, le passage de fonds clos et produits par des acteurs de grande longévité aux flux de données et à l'atomisation des producteurs n'a pas directement été accompagné d'une réflexion sur la nécessaire évolution des pratiques.

Le passage du cadre de classement à la série continue constituait pourtant déjà une première alerte quant à l'impossibilité de ranger dans un cadre immuable l'évolution de la production d'archives.
A tel point qu'il apparaît presque impensable aujourd'hui de rédiger des instruments de recherche pour communiquer des archives électroniques. Le temps que la fiche producteur comportant l'ensemble des champs de la norme ISAR-Cpf ait été rédigée et le producteur, victime de la RGPP ou de la loi NOTRe, a déjà disparu ! Le temps que l'inventaire des dossiers versés ait été structuré que le fonds doit être relié à celui d'un autre suite à un transfert de compétences, une fusion de directions ou une délegation de services.

Face à ces profonds bouleversements, l'angoisse étreint la profession et la divise en 2 camps : les traditionnalistes qui espèrent pouvoir sacraliser la matérialité des archives en fermant les yeux sur la production impie de documents électroniques jugés sans intérêt et les modernistes qui tentent d'attirer de nouveaux publics en numérisant les corpus historiques pour les transformer en gallerie d'images culturelles faciles à consommer.

Ces derniers, au travers des opérations de rétro-conversion, de numérisation de documents et de mises en ligne de sites Internet ont pu mesurer la fragilité des supports de l'information numérique et la nécessaire appréhension des savoir-faire inhérents à la manipulation de ces données. Le lien entre un document et sa notice descriptive est devenu un hyper-lien et la biographie du producteur est souvent absente des tableurs numériques utilisés pour publier des dossiers de documents issus de la numérisation des fonds d'archives.
Le savoir-faire des archivistes est en partie celui de la reliure, du lien, de la mise en relation issue d'une culture ouverte et savante. Occulté par la masse physique de l'objet à conserver, on avait relégué cette technique derrière celle de la protection et de la valorisation. Pourtant c'est cette noblesse dans cette science de l'enrichissement dans laquelle l'auteur s'efface pour procurer le plaisir de la sérendipité structurée qui caractérise à mes yeux l'apport de l'archiviste aux sciences humaines.

Si celui-ci devait en rester aux sites de généalogie il disparaîtra avec la mise à disposition des premières communications d'actes d'Etat-civil nativement numériques.

Pour valoriser le savoir-faire des archivistes, il paraît donc nécessaire de proposer un modèle de métadonnées qui puisse faciliter la mise en relation entre les archives, leurs producteurs et le contexte de leur activités. A cela s'ajoute la fragilité de la donnée binaire et la nécessité de conserver l'ensemble des traces contextualisant les archives dans une structure auto-descriptive.

La toile descriptive

Au travers de la production du modèle applicatif de notre module référentiel nous avons identifié des liens entre les acteurs et les vocabulaires d'indexation. Pouvoir relier différents producteurs par un terme contrôlé décrivant une fonction s'apparente à la pratique du cadre de classement historique. Relier entre eux des producteurs dans des relations de type chronologique, hiérarchique ou associative était déjà possible dans la norme ISAR-Cpf ; le typage de ces relations et les liens multi-dimensionnels entre les acteurs et les entités administratives au sein desquelles ils évoluent permettra à terme de dessiner des graphes de relation. La différence principale avec la vision centralisatrice dont témoigne le cadre de classement historique c'est que ce graphe n'a pas de noeud racine, pas de père, pas de centre. La toile peut être explorée depuis n'importe quel fil grâce aux typage des relations qui unissent ses fils entre eux.
Au travers de cette vision ontologique, il est possible de produire en continu des relations entre des acteurs, des concepts de description et des archives pour offrir aux chercheurs d'aujourd'hui et de demain des modalités de navigation et d'interrogation.

illustration des types de relation
La transformation des termes de l'article L 211-1 du livre 2 du Code du Patrimoine en adéquation avec cette conception permettra d'illustrer cette vision.
définition : "Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité."
transformation ontologique

  • les archives sont l'ensemble des documents
  • les archives ont une date
  • les archives ont un lieu de conservation
  • les archives ont une forme
  • les archives ont un support
  • les archives sont produites par des personnes
  • les archives sont reçues par des personnes
  • les archives sont produites par des organismes
  • les archives sont issues d'une activité


En étendant les limites de cette définition généraliste on peut rapidement voir quelques prolongations de notre ontologie

  • Les documents sont des données structurées
  • Les dates sont relatives à des événements
  • les lieux ont des adresses voire des coordonnées
  • les formes et les supports ont des caractéristiques matérielles ou techniques
  • les personnes ont des relations avec des organismes
  • Les activités sont opérées par des personnes au sein d'organismes


Il est donc possible de construire un modèle conceptuel qui englobe tous ces aspects et permet de conserver l'information contenues dans ces archives pour permettre de les communiquer et de les relier à d'autres ontologies. Ce modèle est le dépôt de conservation des archives électroniques et le typage des relations est la boîte d'archives au travers de laquelle les opérations de consultation, de préservation et de conservation de la preuve pourront s'exercer.

illustration du modèle de données notice d'autorité